25 прийомів і способів для ефективного управління своїм часом

Давайте сьогодні ще раз поговоримо про ефективне управління власним часом. Як же знайти оптимальний баланс між бажанням зробити якомога більше і при цьому радіти життю. В добі всього 24 годину, ні більше не менше. Це і є наш ресурс. Більш трепетне ставлення до витрачання свого часу дає неоціненні переваги. Це і можливість домогтися більшого, і менша схильність до стресу, і більш вдалі відносини з іншими людьми. Загалом, всі запропоновані нижче поради так чи інакше спрямовують нас на шлях істинний в питанні про те, як все встигнути і при цьому не вимотатися остаточно. Давайте почитаємо і постараємося скористатися цим на практиці.

1. Поясніть в письмовій формі
Неможливо запам’ятати абсолютно все. Щось обов’язково забувається або втрачається. Рекомендується записувати те, що представляє важливість для вас – пріоритетні напрямки, ідеї, завдання, проекти, ділові зустрічі, списки, імена тих, з ким потрібно поспілкуватися, і так далі. Виклад ваших думок на папері або в електронному вигляді допомагає звільнити вашу творчу енергію. Вам не доведеться думати про те, що ви могли щось забути. Ви можете повністю зосередитися на главном.

2. Визначте, що означає для вас час
Якщо ви хочете краще організовувати свій час, вам потрібно зрозуміти, що воно означає для вас. Ви завжди були прив’язані до часу, навіть якщо не усвідомлювали цього. Дізнатися як ви користуєтеся часом допоможе ведення щоденника обліку часу, куди потрібно записувати всі ваші дії протягом наприклад тижні. Після цього проаналізуйте свій щоденник і дайте відповідь на питання, наскільки ефективно ви використовували час і що можна змінити.

3. Визначте свої пріоритети
Найпоширенішим способом визначення пріоритетів є вибір одного слова-дескриптора, важливих для вас, що виражають область або простір, важливе для вас. Наприклад: відповідальність, гроші, досягнення, віра, пригоди. сім’я, партнерство, порядок, свобода, пристрасть, краса, дружба, завзятість, щедрість, зростання, престиж, щастя, визнання, творчість і так далі. Покопайтеся в собі, виберіть свої пріоритети і дійте, виходячи з них.

upravlinnya_chasom
4. Створіть своє бачення
Вважається, що визначення вашого бачення – це середнє арифметичне відповідей на наступні питання: Що викликає у вас сильний інтерес? Як ви думаєте, для якої діяльності «ви були народжені»? Чим ви можете заробити на життя? Якщо більше 50% того, чим ви займаєтеся, знаходиться поза цих трьох областей, вам необхідно припинити робити те, що не приносить користі. Чи не загрузнемо в чому то одному назавжди.

5. Використовуйте власну систему планування
Деякі люди довіряють електронним записниках. Інші віддають перевагу традиційним паперовим щоденника, невеликим записниках, блокнотів або картками. Не має значення, чим ви користуєтеся, якщо ви користуєтеся цим послідовно і це вам допомагає бути більш організованим і встигати зробити більше.

6. Визначте цілі
Визначити цілі не складає труднощів. Причина, по якій більшість людей не викладають їх на папері і не розповідають про них іншим, полягає в тому, що в цьому випадку вони несли б відповідальність за їх здійснення. Якщо у вас неясні цілі, вам не доводиться червоніти за те, що вам не вдалося їх досягти. Цілі можуть бути реальними і нереальними. Вони можуть бути легко-або важкодосяжним, простими або складними, найближчими або довгостроковими.

7. Плануйте в зворотному напрямку
Виберіть якусь одну мету. Якщо вона більша, розділіть її на більш дрібні складові. Виберіть першу з них. Складіть список проміжних цілей, яких потрібно досягти з тим, щоб прийти до основної мети на певний термін. Намалюйте стрілу зліва направо. Поставте на крайньому лівому її кінці сьогоднішню дату, а на крайньому правому – кінцевий термін. Помітьте кожну міні мета конкретною датою, рухаючись від остаточного терміну назад. Під кожною з них напишіть, що потрібно зробити, щоб здійснити їх. Тримайте цей план під рукою і виконуйте заплановане.

8. Умійте бачити головне
У 1906 році італійський економіст і соціолог Вілфредо Парето прийшов до висновку, що 80% всіх багатств Швейцарії, де він жив, належать 20% населення. В кінці 1940-х американський піонер в області менеджменту Джозеф Джарен застосував цей економічний принцип до того, що він назвав «істотним трохи і тривіальним безліччю».
Ось типові приклади правила 80/20:
Люди в 80% випадків носять лише 20% речей зі свого гардеробу;
80% часу люди читають лише 20% всіх газет;
20% службовців користуються 80% лікарняних листів;
20% покупців створюють 80% прибутку;
20% зусиль дають 80% результатів.
Багато в чому, що ви робите в житті, в тому випадку якщо вам вдасться визначити ці 20% зусиль, що призводять до 80% результатів, можна сказати, що ви рухаєтеся в правильному напрямку.

9. На все свій місце
Все, чим ви володієте, має приносити вам радість. Визначте, що дає вам заряд сил, а що їх забирає. Якщо ви зберігаєте предмети, що нагадують вам про
неприємних або нещасливих часи, позбудьтеся від них. Можливо, вони стануть в нагоді кому-то еще. Дотримуйтеся конкретного часу наведення порядку в вашому середовищі існування, сортуйте речі по мірі потреби, навчитеся розлучатися з непотрібними вещамі.Time

10. Робочий стіл повинен бути чистим
Ваш робочий стіл – це відображення стану вашого розуму. Якщо ви натура несосредоточенность і неорганізована, то ці якості проявляються в тому, як ви організуєте простір навколо себе. Деякі тайм-менеджери вважають, що будь-який папірець на вашому столі означає неприйняття рішення. Коли ви навчитеся працювати за чистим столом, продуктивність вашої праці різко зросте. У вас з’явиться більше простору, щоб зосередитися, ви будете менше переживати і нервувати, оскільки у вас перед очима не будуть лежати предмети, які постійно нагадують про все те, що необхідно зробити.

11. Подолайте свою повільність
Всупереч загальноприйнятій думці, повільність не є негативною рисою характеру. Будь-яка людина в якийсь момент може тягнути час. Проте хронічна повільність є неприємною і навіть небезпечною звичкою. Повільність є симптомом того, що в якійсь області ви відчуваєте стрес. Якщо ви хочете позбутися від повільності, то вам необхідно визначити, в чому її причини. Після цього вам потрібно навчитися по новому мислити і вести себе, щоб впоратися з нею.

12. Навчіться говорити ні
Більшість з нас в силу власного вибору або випадку занадто обов’язкові. Ми схильні прирівнювати то, що нам доводиться робити, до того, що важливо. Коли справ занадто багато, ми приймаємо типове рішення – довше і більше працювати, менше спати і жертвувати особистим і сімейним часом. Але така стратегія чревата виникненням проблем в майбутньому – зі здоров’ям, з зіпсованими відносинами, з втратою відчуття мети. Варіант вирішення проблеми – більш раціональне планування справ або усвідомлення необхідності сказати немає.

13. Будьте пунктуальні
Пунктуальність – це основний принцип ефективної організації часу. Пунктуальні люди мають більше шансів на успіх і успіх. Ті, хто постійно спізнюється, не мають таких шансів і залишають після себе неприємне відчуття, яке зберігається декілька днів. Людям, які не вміють бути точними, не можна довіряти. Також вважається, що якщо ви будете цінувати час інших людей, вони будуть цінувати ваше.

14. Скоротіть надлишок інформації
Більшість з нас задавлені інформацією. Вона надходить до нас звідусіль, джерела інформації незліченні. Накопичення світовим співтовариством інформації на випадок, що вона, можливо, стане в нагоді в якийсь момент, означає невміння користуватися часом, силами і грошима. В результаті у вас буде з’являтися відчуття провини і роздратування щоразу, коли ви подумаєте про те, що щось не прочитано, що не почуте чи не використовувати. Спробуйте зрозуміти, що велика частина сьогоднішніх новин носить сенсаційний характер. Новини забирають вашу енергію і сили, поширюють страх і негативні емоції. Задайте собі питання, чи варті ці новини того стресу, який вони в вас породжують.

15. Зведіть до мінімуму відволікаючі чинники
Більшість з нас розглядають відволікаючі фактори як серйозну втрату часу, оскільки вони заважають нам зосередитися і позбавляють робочого настрою. Для того щоб визначити, що вас відволікає протягом тижня записуйте все те, що заважало вам зосередитися на головних справах. Потім вирішите, що можна зробити, щоб не відволікатися від них.

16. Не беріться за все справи одночасно
Багато хто з нас вважають, що грамотно розподіляти свій час і працювати продуктивніше означає робити кілька речей відразу. Ми працюємо на комп’ютері і одночасно розмовляємо по телефону. Ми їмо і одночасно працюємо за столом. Ми розмовляємо по мобільному телефону, коли ведемо машину або йдемо по вулиці. Виконання декількох справ відразу означає лавірування між справами. Причому жодному з них ми не приділяємо належної уваги. Дослідження показали, що виконання кількох справ знижує проізводітельность.Time

17. Ризикуйте
Якщо ви хочете мати більше часу і краще його
використовувати, то вам потрібно вибиратися з тихого затону. Домагаються успіху люди ніколи не відсиджуються в безпечних місцях, не висував голови. Дивно, як часто більшість з нас піднімають руки вгору. Ми легко піддаємося необгрунтованим страхам, замість того щоб рухатися до мети. Якщо ви прагнете досягти своїх цілей, ви зможете зробити все. Так, іноді вас буде щось лякати, але незважаючи на це, ви будете рухатися вперед до того, чого ви хочете досягти. Проробіть це багато разів, і врешті-решт страх перестане бути перешкодою.

18. Частіше і більше передоручати справи
Багато з нас думають, що тільки ми можемо добре виконати дану роботу. У деяких випадках це вірно. Однак найчастіше існують інші «хороші» способи виконувати роботу. Крім того, той факт, що ви можете виконати роботу краще ніж хто інший, не означає, що ви раціонально розпоряджатися своїм часом. Якщо у вас є більш важливі справи і завдання, які виконати можете тільки ви, – передоручати все інше іншим. Якщо хтось може виконати роботу швидше, краще і з меншими затратами, – передоручати її
іншим.

19. Вчіться проводити збори
Малоефективні або непотрібні зборів – це велика втрата часу. Проводьте зборів тільки в разі потреби. Скасовуйте ті, що не потрібні. Проводьте зборів в незвичайних місцях – у відділі, де виникає якесь питання, в місцевому не шумно ресторані, в невимушеній або незвичній обстановці. Запрошуйте на збори тільки необхідних співробітників. П’ять-шість чоловік – це оптимальне число для прийняття рішення і виконання необхідних справ. Не виходьте за рамки порядку денного.

20. Виробіть стратегію спілкування
Все більше число комунікаційних каналів в наш час – це палиця з двома кінцями. У нас з’явилося безліч варіантів спілкування, а це означає, що ми несемо велику, а аж ніяк не меншу відповідальність за якість спілкування.
Найбільш поширені види каналів комунікації – комп’ютер, телефон, факс, електронна пошта, відеозв’язок.

21. Експериментуйте
Експеримент – це абсолютно особливий спосіб навчитися краще організовувати свій час. Більшість з нас вважають непорушним то, як ми робимо якісь речі. Ми говоримо: «Ось такий я є» або «Ось так влаштований світ». Ми беззастережно приймаємо справжній стан речей. Так, експериментуючи, ми не можемо з точністю бути впевнені в кінцевому результаті. Але людей, які домоглися успіху, таких як Томас Едісон, Альберт Ейнштейн, Марія Кюрі і Авраам Лінкольн, протягом багатьох років переслідували невдачі. Подумайте, що сталося б, якби вони склали руки. Експериментуйте. В кінцевому підсумку, якщо ви будете займатися головним, ви досягнете бажаного.

22. Аналізуйте і робіть висновки
Організація часу – це динамічний процес. Ваші системи не зможуть працювати ефективно протягом тривалого часу, якщо ви не будете за ними стежити і в разі необхідності перебудовувати. Більшість фахівців в області тайм-менеджменту рекомендують проводити щотижневий аналіз. Багато також радять користуватися щоденним аналізом. Ні те, ні інше не віднімуть у вас багато часу. Принаймні раз на рік вам слід переоцінювати і поглядів.

23. Давайте і приймайте поради
Найважливішим елементом ефективної організації свого часу є спілкування з іншими людьми з метою координації дій, щоб всі працювали злагоджено і щоб робота була виконана. В цьому суть того, що ми називаємо порадами. Хоча слово «поради» у деяких людей може викликати негативні асоціації, ради як такі не є чимось негативним, ними можна успішно користуватися.

24. Оцінюйте досягнуте
Один з найбільш складних аспектів ефективного тайм-менеджменту – підпорядкування самого себе і інших досягненню результатів. Для цього необхідно мати деякий мірило досягнутого. Ваші правильно поставлені цілі і
є головним мірилом. Якщо цілі обрані правильно і ви наполегливо йдете до них, тоді оцінка досягнутого не складе труднощів. Або ви зробили до певної дати те, що задумали, або ні. Ваші обіцянки – це ще одне мірило. Або ви виконуєте їх, чи ні.

25. Боріться зі стресом і дбайте про хороше самопочуття
Розвійте в собі гнучке ставлення до часу. Невеликі зусилля часто виявляються більш плідними, ніж великі. Радійте того, що ви зробили за цей короткий відрізок, замість того щоб лаяти себе за незроблене. Робіть перерви в роботі. Знайдіть баланс між роботою та особистим життям. Спіть по 7-8 годин на день. Піклуйтеся про себе.