Інші поради по тайм-менеджменту

Якщо ви опинилися віч-на-віч зі стосом паперів, швидко перегляньте їх і складіть список, що необхідно зробити і коли. Після цієї беріться за кожен папір тільки раз. Ні в якому разі не хапайтеся за роботу, виконайте частина, потім покладіть назад в стопку. Не починайте багато справ в один час.

Будьте абсолютно тверді, маючи справу з часом, призначеним для зустрічей, документів, телефонних дзвінків та відвідувачів. Коли ви будете дотримуватися свого графіка часу, ви побачите, скільки часу витрачено даремно. Контролюйте. Якщо ви станете дотримуватися щотижневого розкладу, то будете в змозі управляти часом, відведеним для ваших завдань.

Розгляньте вашу робочу обстановку, розташування, ІТ-обладнання тощо і налаштуйте їх на ефективність. Наведіть порядок у своєму робочому просторі і тримайте всі документи підшитими, якщо тільки ви не працюєте над ними зараз. Тримайте стіл чистим і системи добре організованими, але не будьте одержимі або не витрачайте весь тиждень, регулюючи налаштування вашої заставки.

Якщо у вас є наступник, передайте йому 25% вашої відповідальності. (Див. Правила делегування).
Делегуйте іншим стільки, скільки можливо (в межах правил делегування).
Якщо ви не можете зупинити перешкоди, тоді йдіть в інше місце, коли вам необхідно попрацювати на самоті. Боріться за своє право працювати, не перериваючись, коли потребуєте цього.

Розгляньте всі постійні звіти, які ви пишете і отримуєте, на предмет їх корисності і зробіть або порекомендуйте заміни. Налаштуйте прийнятний шаблон для регулярних щотижневих або щомісячних звітів, які пишете, таким чином, кожен раз вам буде потрібно тільки вставити оновлені цифри і примітка. Навіщо заново винаходити колесо?
Якщо можете, отримаєте гарного помічника, секретаря або тата.

Відточите своє вміння приймати рішення. Якщо ви не можете вирішити задачу, тоді визначте, як це зробити (напр., Проконсультуйтеся, отримаєте більше інформації, делегуйте і т.д), але тільки не залишайте це так. Пам’ятайте ‘JFDI’ ( «Просто, блін, зроби це», див. Архів акронимов).

Вчіться говорити «Ні», ввічливо і конструктивно. Не готуйте різки для своєї власної спини. Будьте обережні, приймаючи делегування сторонніх справ від рівних вам по положенню. Якщо ви знаходите важким сказати «Ні», для вас буде легше використовувати ділові причини при виправданні вашої позиції, напр .: «Я розумію, що це терміново для вас, але у мене є інші пріоритети, якими я повинен зайнятися в першу чергу, для користі бізнесу, – я віддаю перевагу узгодити з вами реалістичний дедлайн, ніж той, який я не зможу виконати ». І покажіть людям свій графік, який виправдовує і доводить, як ви розставляєте пріоритети і керуєте вашим часом.

Завжди досліджуйте крайні терміни, щоб встановити справжній стан справ, – люди, що просять вас зробити що-небудь, будуть часто говорити «зараз», в той час як «пізніше сьогодні» було б абсолютно прийнятним. Звертайтеся до розуміння тайм-менеджменту іншу людину: ні для кого не можливо виконати хорошу роботу без можливості планувати і розставляти пріоритети.
Ніколи не намагайтеся з’їсти слона відразу (тобто розбийте дуже великі завдання на «більш-менш прийнятний» шматки). Використовуйте методи управління проектами для великих робіт. І, перш за все, виберіть принаймні три з вищезгаданих рад – переважно більше – і упровадите їх.