Навчання тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент починається з готовності змінюватися. Керувати часом легко, поки ви робите дії.

Ви можете навчати інших і покращувати власне управління часом через краще планування, розстановку пріоритетів, делегування, контроль над навколишнім вас обстановкою, розуміння себе і визначення, що ви зміните в своїх звичках, режимі і світовідчутті.training.co.ua

Ключ до успішного тайм-менеджменту – планування і потім дотримання розпланованого часу. Люди, які говорять, що їм не вистачає часу, не планують або не в змозі твердо слідувати запланованого часу. Якщо ви будете планувати, що зробити і коли, і потім дотримуватися цього, то у вас буде час. Тайм-менеджмент зачіпає і підтримання або відновлення вашої навколишнього середовища. Для людей, до яких висувається багато вимог, особливо з боку інших відділів, менеджерів, клієнтів і т.д., тайм-менеджмент вимагає дипломатичного управління очікуваннями інших. Тайм-менеджмент полягає, швидше, в створенні умов для вашої навколишнього середовища, ніж в дозволі вашої навколишньому середовищу обумовлювати вас. Якщо ви допускаєте – і приймаєте без питань – втручання і вимоги інших, тоді ви фактично заохочуєте їх продовжувати експлуатувати ваш час.


Методи тайм-менеджменту, інструменти та навчання навичкам тайм-менеджменту

Перш за все, це єдине правило могло б змінити вашу здатність керувати своїм часом більше, ніж що-небудь, ось чому воно є першим: Якщо ви раб своєї електронної пошти, і особливо якщо ваш комп’ютер налаштований повідомляти вас про вхідні електронних листів, то я переконую вас зробити це проста зміна – воно разюче поліпшить ваш контроль над часом. Вимкніть спливаюче вікно або звук, який повідомляє, що вам прийшов лист. Для багатьох людей це єдине найбільша перешкода для успішного тайм-менеджменту. Встановіть нову звичку перевіряти електронну пошту в певний час дня, коли це розумно для вас і для бізнесу – скажімо, перший раз, коли ви сідаєте за стіл або приступаєте до роботи, другий – перед самим обідом, третій – приблизно за годину до завершення справ. Ви повинні вирішити, коли переглядати електронні листи – цей контроль не повинен покладатися на кожного, хто посилає вам електронні листи (і тим більше на поширює спам і віруси співтовариство). Якщо політика вашої організації вимагає, щоб вас постійно переривали входять електронні листи, спробуйте запропонувати переглянути цю політику – сьогодні неконтрольовані повідомлення про електронну пошту стали найбільшим паплюженні тайм-менеджменту в світі.

Будьте готові зробити радикальні зміни. Будьте творчими, щоб знайти і впровадити інші шляхи. Кидайте виклик і ставте під сумнів ваші власні звички, режим і спосіб захисту свого часу, коли інші намагаються диктувати вам, як його використовувати. Принцип Парето (Правило 80:20) – проста і легка відправна точка для того, щоб оцінити, на що ви зараз витрачаєте свій час, і визначити, на що ваш час могло бути витрачено краще.

Справді, подумайте над тим, як ви зараз проводите свій час. Якщо не знаєте, ведіть облік робочого часу протягом дня або двох. Ви можете подивитися і завантажити безкоштовний інструмент обліку робочого часу в розділі безкоштовних онлайн-ресурсів на businessballs.com. Записуйте все, що ви робите, протягом дня або двох, ще краще, якщо ваші дні різноманітні, вести облік часу протягом тижня. Ви будете вражені. Наприклад, як довго в середньому ви в змозі працювати між перервами? Багато менеджерів з усіх сил намагаються досягти більшого, ніж п’яти-шести хвилин. Якщо мова про вас, вам необхідні зміни.

Киньте виклик всьому, що може виявитися марною тратою часу і зусиль, особливо звичним завданням, зустрічам і звітів, де відповідальність успадкована або спущена зверху. Тільки не припускайте, що тільки тому, що «ми завжди робили це так», це все ще підходить вам і взагалі необхідно. Подумайте, чому ви робите що-небудь, і чи є кращий спосіб. Ви можете подивитися і завантажити безкоштовний інструмент оцінки тайм-менеджменту в розділі безкоштовних онлайн-ресурсів, який допоможе вам або іншій людині об’єктивно судити про ваш тайм-менеджменті і його основні проблеми. Цей інструмент також є чудовою підготовкою до навчання або коучингу по тайм-менеджменту.

Розгляньте ваші дії в умовах ваших короткострокових і довгострокових цілей і відповідно розташуйте ваші дії за пріоритетами. Головним чином, плануйте в своєму щоденнику підготовку і творче інтелектуальне час для довгострокової роботи, тому що вона має потребу в цьому. Якщо ви не заплануєте підготовку, то ніколи не виконаєте її, і вся робота буде відкладена до останньої хвилини (знайомо? ..). Короткострокові невідкладні завдання завжди витрачають все ваше час, якщо ви не плануєте провести його інакше.

Використовуйте щоденник і графік діяльності, щоб намітити, коли зробити що-небудь, опублікувати або показати, і постарайтеся дотримуватися цього.

Якщо у вашій організації до вас пред’являється багато вимог і запитів від інших співробітників, і вам необхідно змінити їх очікування щодо вашої придатності та їх вимоги до вашого часу, вам слід скласти щотижневий план, вказавши ваші заплановані дії і тимчасові інтервали для всього, що ви робите . Це життєво важливий інструмент, який допомагає пояснювати і доводити іншим, чому ви повинні розставляти пріоритети, і складати список їхніх вимог так, щоб він задовольняв вас, не інших.

Ось деякі ідеї для навчання тайм-менеджменту.


Зосередьтеся на практичних проблемах. Навчання тайм-менеджменту приносить користь при практичному підході. Теорія тайм-менеджменту важко здійсненна, тому що проблеми часто викликаються звичкою і оточенням, таким чином, навчання має сконцентруватися на допомозі людям здійснювати необхідні зміни в їх рутині, плануванні і особливо їх відповідях іншим. Успішний тайм-менеджмент, особливо для роботи з клієнтами або служб внутрішнього нагляду, в основному, зачіпає модернізацію навколишнього зупинки, так само як здійснення змін в особистому плануванні і завершення задач.
Використовуйте інструменти тайм-менеджменту, шаблони і приклади, наведені тут, і експериментуйте, як найкраще пристосувати їх для кращої вигоди ваших власних співробітників.Тайм менеджмент тренинг.

Працюйте з представниками, щоб визначити проблеми, рішення і потім узгодити зобов’язання на здійснення змін, які повинні бути підтримані керівниками підрозділів. Завершіть безпосереднім менторством і кураторством (і залученням менеджерів, щоб отримати їх підтримку).

Особливо хороші удосконалення в тайм-менеджменті можуть бути досягнуті в маленьких групах з того ж самого відділу (максимум 4 навчаються представника) – включаючи колег з тієї ж самої робочої команди. Маленькі розміри групи і короткі сесії, до двох годин кожна, дозволяють домогтися сильного практичного фокуса і підходу, заснованого на результатах. Двотижневі сесії забезпечують продовження і визначення наступних дій і змін.

Зміна тайм-менеджменту вимагає часу – постійне продовження критично, або все так і залишиться теорією. Представникам допомагає групові обговорення проблем, причин тайм-менеджменту і особистих труднощів у здійсненні змін і контролю, що дає підстави тренеру виносити рішення і навчати цьому. Визначте практичні удосконалення і потім оформите зобов’язання внести зміни (немає необхідності робити все це відразу – виносьте рішення одне за іншим; шукайте удосконалення поступово, а не боріться за одне велике безкомпромісне зміна).

Візьміть основи, такі як щоденники, стенди з розкладом, місце для виконання великих завдань, вільний від перешкод (напр., Будинок), краще управління і використання систем: мобільних телефонів, електронної пошти, Outlook і т.д. – Всі вони можуть підірвати управління часом, якщо стануть господарями, а не інструментами; щоденники і оновлення щоденних списків пріоритетів, планування інтервалів часу (для проектів і рутинних дій) і дотримання часових інтервалів. Використовуйте блок-схеми, щоб встановити і запланувати відрізки часу для рутинних завдань.

Залучення колег в групу істотно, так як спільне виконання роботи забезпечує дотримання часових інтервалів, і скорочення перешкод. Залучайте в зміни менеджерів представників – в їх інтересах розуміти і підтримувати (менеджери – часто головна причина проблем тайм-менеджменту, тому що вони не поважають планування часу їх персоналу та захищені інтервали для проектів або великих завдань). Тайм-менеджмент вимагає, швидше, створення умов для навколишнього середовища, ніж дозволу навколишньому середовищу обумовлювати працюючого.

Навчання тайм-менеджменту працює, коли люди можуть досліджувати і розвивати рішення для своїх практичних проблем – визначати проблеми, сприяти рішенням, погоджувати зобов’язання змінювати і забезпечувати підтримку (взаємно в межах команди і від менеджерів).