Матриця управління часом «терміново / важливо»

Терміновість
не терміново терміново
Важливість важливо

2

запланувати час виконання задачі та виконати її особисто

1

одразу самостійно виконати

не важливо

4

не робити, відкинути

3

делегувати задачу компетентній особі

Судження щодо того, чи є дії терміновими, важливими, або ні тим, ні іншим – критично для гарного тайм-менеджменту. Більшість недосвідчених людей і людей, які не хороші ні в управлінні часом, ні в управлінні їх оточенням, мають тенденцію проводити більшу частину часу в осередках 1 і 3.

Погані тайм-менеджери мають тенденцію розставляти по пріоритетам завдання (і таким чином свого часу), згідно з тим, хто кричав пізніше і голосніше за всіх (цікаво, що гучність зазвичай співвідноситься з керівництвом, через що більшість людей не наважується ставити під сумнів і досліджувати реальну важливість і невідкладність завдань, отриманих від босів і старших менеджерів). Будь-яке вільний час зазвичай проводиться в осередку 4, яка включає тільки безцільні і непродуктивні дії. Найменша кількість часу більшість людей проводить в осередку 2, яка є самою критичною областю для успіху, розвитку і превентивного самовизначення.

Підсумкова оглядова матриця (поради про те, як керувати часом і діями в матриці, нижче)

За умови підтвердження важливості та невідкладності цих завдань, їх необхідно зробити тепер. Розмістіть за пріоритетами завдання, які потрапляють в цю категорію згідно їх відносної терміновості. Якщо дві або більше завдань здаються однаково терміновими, обговоріть і досліджуйте фактичні вимоги і крайні терміни з ініціаторами завдань або з людьми, залежними від результатів завдання. Допоможіть ініціаторам цих вимог переоцінити реальну невідкладність і пріоритет цих завдань. Ці завдання повинні включати дії, які ви будете заздалегідь планувати в осередку 2 і які переміщаються в клітинку 1, коли настає час. Якщо це виявиться корисним, вам слід показати ваш план ініціаторам завдання, щоб пояснити, що ви розставляєте пріоритети логічно, і бути настільки продуктивними і ефективними, наскільки можливо. Якщо це незапланований запит, шукайте способи розбити задачу на два етапи, – часто відповідний початковий «утримує» відповідь або підтвердження, із зобов’язанням вирішити або закінчити її пізніше, дозволяє вам відновити інші заплановані завдання.

Ці завдання є найбільш критичними для успіху і все ж зазвичай самими запущеними. Ці дії включають планування, стратегічне обдумування, вибір напрямку і мети і т.д., все ключові моменти для успіху і розвитку. Ви повинні планувати відрізки часу для виконання цих завдань, і в разі необхідності намітити, де ви зробите їх вільними від перешкод, або ж «термінові» справи з секторів 1 і 3 будуть в пріоритеті. Працюйте з дому, якщо ваше звичайне місце роботи не може забезпечити вам тиху обстановку і захист від перешкод. Розбийте великі завдання на окремі логічні етапи і плануйте інтервали часу на кожен етап. Використовуйте інструменти і методи управління проектами. Повідомляйте іншим людям про ваші запланованих відрізках часу і розкладі. Наявність видимого розкладу – ключ до того, щоб бути в змозі захистити ці життєво необхідні відрізки часу.

Жорстко досліджуйте ці запити і допоможіть їх ініціаторам – навіть вашому босу і вашим старшим менеджерам – переоцінити реальну важливість цих завдань. Практикуйте і розвивайте вашу здатність пояснювати і доводити ініціаторам завдань, чому ви не можете їх зробити.

Де тільки можливо, негайно відхиляйте і уникайте цих завдань, відповідно інформуючи людей і керуючи їх очікуваннями і почуттями; поясніть, чому ви не можете виконати ці завдання, і допоможіть ініціаторам знайти інший спосіб досягти того, чого вони потребують, який міг би делегувати завдання іншій людині, або переформулювати запит на більш стратегічний, з більш раціональним рішенням.

Шукайте причини повторення запитів в цій області і прагнете запобігти цьому. Навчайте і тренуйте інших, включаючи клієнтів, постачальників, колег і керівників, встановлювати довгострокові заходи, не тільки швидкі і тимчасові. Щоб усунути причину істотних повторюваних запитів в цій області створіть проект, який стане завданням для осередку 2. Киньте виклик звичайним системам, процесам, процедурам і очікуванням, напр., «Ми завжди робили це так». Допоможіть іншим керувати їх власним часом і пріоритетами, так щоб вони не звалювали свої труднощі на вас. Досліджуйте старі установки і допущення, щоб подивитися, чи відповідають вони до сих пір реальному стану справ.

Ці дії – не завдання, вони – звичайні «розрадники», які забезпечують порятунок від зусиль дисципліни і проактивности. Вони підтверджують ті ж самі тенденції «пошуку комфорту» у інших людей; група або цілий відділ, що виконують безліч дій цього сектора 4, створюють непродуктивну і неефективну організаційну культуру.

Ці дії не мають ніяких позитивних результатів і тому демотивують. Часто вони можуть бути пов’язані зі стресом, так розгляньте, чому ви робите їх, і якщо є більш глибока причина, зверніться до неї.

Кращий метод для припинення цих дій і для позбавлення від спокуси повернутися до них знову – це наявність чіткої структури або переліку завдань на кожен день, який ви повинні створити в секторі 2.