Матриця управління часом «терміново / важливо»

Терміновість
не терміново терміново
Важливість важливо

2

запланувати час виконання задачі та виконати її особисто

1

одразу самостійно виконати

не важливо

4

не робити, відкинути

3

делегувати задачу компетентній особі

Судження щодо того, чи є дії терміновими, важливими, або ні тим, ні іншим – критично для гарного тайм-менеджменту. Більшість недосвідчених людей і людей, які не хороші ні в управлінні часом, ні в управлінні їх оточенням, мають тенденцію проводити більшу частину часу в осередках 1 і 3.

Погані тайм-менеджери мають тенденцію розставляти по пріоритетам завдання (і таким чином свого часу), згідно з тим, хто кричав пізніше і голосніше за всіх (цікаво, що гучність зазвичай співвідноситься з керівництвом, через що більшість людей не наважується ставити під сумнів і досліджувати реальну важливість і невідкладність завдань, отриманих від босів і старших менеджерів). Будь-яке вільний час зазвичай проводиться в осередку 4, яка включає тільки безцільні і непродуктивні дії. Найменша кількість часу більшість людей проводить в осередку 2, яка є самою критичною областю для успіху, розвитку і превентивного самовизначення.

Підсумкова оглядова матриця (поради про те, як керувати часом і діями в матриці, нижче)

За умови підтвердження важливості та невідкладності цих завдань, їх необхідно зробити тепер. Розмістіть за пріоритетами завдання, які потрапляють в цю категорію згідно їх відносної терміновості. Якщо дві або більше завдань здаються однаково терміновими, обговоріть і досліджуйте фактичні вимоги і крайні терміни з ініціаторами завдань або з людьми, залежними від результатів завдання. Допоможіть ініціаторам цих вимог переоцінити реальну невідкладність і пріоритет цих завдань. Ці завдання повинні включати дії, які ви будете заздалегідь планувати в осередку 2 і які переміщаються в клітинку 1, коли настає час. Якщо це виявиться корисним, вам слід показати ваш план ініціаторам завдання, щоб пояснити, що ви розставляєте пріоритети логічно, і бути настільки продуктивними і ефективними, наскільки можливо. Якщо це незапланований запит, шукайте способи розбити задачу на два етапи, – часто відповідний початковий «утримує» відповідь або підтвердження, із зобов’язанням вирішити або закінчити її пізніше, дозволяє вам відновити інші заплановані завдання.

Ці завдання є найбільш критичними для успіху і все ж зазвичай самими запущеними. Ці дії включають планування, стратегічне обдумування, вибір напрямку і мети і т.д., все ключові моменти для успіху і розвитку. Ви повинні планувати відрізки часу для виконання цих завдань, і в разі необхідності намітити, де ви зробите їх вільними від перешкод, або ж «термінові» справи з секторів 1 і 3 будуть в пріоритеті. Працюйте з дому, якщо ваше звичайне місце роботи не може забезпечити вам тиху обстановку і захист від перешкод. Розбийте великі завдання на окремі логічні етапи і плануйте інтервали часу на кожен етап. Використовуйте інструменти і методи управління проектами. Повідомляйте іншим людям про ваші запланованих відрізках часу і розкладі. Наявність видимого розкладу – ключ до того, щоб бути в змозі захистити ці життєво необхідні відрізки часу.

Жорстко досліджуйте ці запити і допоможіть їх ініціаторам – навіть вашому босу і вашим старшим менеджерам – переоцінити реальну важливість цих завдань. Практикуйте і розвивайте вашу здатність пояснювати і доводити ініціаторам завдань, чому ви не можете їх зробити.

Де тільки можливо, негайно відхиляйте і уникайте цих завдань, відповідно інформуючи людей і керуючи їх очікуваннями і почуттями; поясніть, чому ви не можете виконати ці завдання, і допоможіть ініціаторам знайти інший спосіб досягти того, чого вони потребують, який міг би делегувати завдання іншій людині, або переформулювати запит на більш стратегічний, з більш раціональним рішенням.

Шукайте причини повторення запитів в цій області і прагнете запобігти цьому. Навчайте і тренуйте інших, включаючи клієнтів, постачальників, колег і керівників, встановлювати довгострокові заходи, не тільки швидкі і тимчасові. Щоб усунути причину істотних повторюваних запитів в цій області створіть проект, який стане завданням для осередку 2. Киньте виклик звичайним системам, процесам, процедурам і очікуванням, напр., «Ми завжди робили це так». Допоможіть іншим керувати їх власним часом і пріоритетами, так щоб вони не звалювали свої труднощі на вас. Досліджуйте старі установки і допущення, щоб подивитися, чи відповідають вони до сих пір реальному стану справ.

Ці дії – не завдання, вони – звичайні «розрадники», які забезпечують порятунок від зусиль дисципліни і проактивности. Вони підтверджують ті ж самі тенденції «пошуку комфорту» у інших людей; група або цілий відділ, що виконують безліч дій цього сектора 4, створюють непродуктивну і неефективну організаційну культуру.

Ці дії не мають ніяких позитивних результатів і тому демотивують. Часто вони можуть бути пов’язані зі стресом, так розгляньте, чому ви робите їх, і якщо є більш глибока причина, зверніться до неї.

Кращий метод для припинення цих дій і для позбавлення від спокуси повернутися до них знову – це наявність чіткої структури або переліку завдань на кожен день, який ви повинні створити в секторі 2.

Навчання тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент починається з готовності змінюватися. Керувати часом легко, поки ви робите дії.

Ви можете навчати інших і покращувати власне управління часом через краще планування, розстановку пріоритетів, делегування, контроль над навколишнім вас обстановкою, розуміння себе і визначення, що ви зміните в своїх звичках, режимі і світовідчутті.training.co.ua

Ключ до успішного тайм-менеджменту – планування і потім дотримання розпланованого часу. Люди, які говорять, що їм не вистачає часу, не планують або не в змозі твердо слідувати запланованого часу. Якщо ви будете планувати, що зробити і коли, і потім дотримуватися цього, то у вас буде час. Тайм-менеджмент зачіпає і підтримання або відновлення вашої навколишнього середовища. Для людей, до яких висувається багато вимог, особливо з боку інших відділів, менеджерів, клієнтів і т.д., тайм-менеджмент вимагає дипломатичного управління очікуваннями інших. Тайм-менеджмент полягає, швидше, в створенні умов для вашої навколишнього середовища, ніж в дозволі вашої навколишньому середовищу обумовлювати вас. Якщо ви допускаєте – і приймаєте без питань – втручання і вимоги інших, тоді ви фактично заохочуєте їх продовжувати експлуатувати ваш час.


Методи тайм-менеджменту, інструменти та навчання навичкам тайм-менеджменту

Перш за все, це єдине правило могло б змінити вашу здатність керувати своїм часом більше, ніж що-небудь, ось чому воно є першим: Якщо ви раб своєї електронної пошти, і особливо якщо ваш комп’ютер налаштований повідомляти вас про вхідні електронних листів, то я переконую вас зробити це проста зміна – воно разюче поліпшить ваш контроль над часом. Вимкніть спливаюче вікно або звук, який повідомляє, що вам прийшов лист. Для багатьох людей це єдине найбільша перешкода для успішного тайм-менеджменту. Встановіть нову звичку перевіряти електронну пошту в певний час дня, коли це розумно для вас і для бізнесу – скажімо, перший раз, коли ви сідаєте за стіл або приступаєте до роботи, другий – перед самим обідом, третій – приблизно за годину до завершення справ. Ви повинні вирішити, коли переглядати електронні листи – цей контроль не повинен покладатися на кожного, хто посилає вам електронні листи (і тим більше на поширює спам і віруси співтовариство). Якщо політика вашої організації вимагає, щоб вас постійно переривали входять електронні листи, спробуйте запропонувати переглянути цю політику – сьогодні неконтрольовані повідомлення про електронну пошту стали найбільшим паплюженні тайм-менеджменту в світі.

Будьте готові зробити радикальні зміни. Будьте творчими, щоб знайти і впровадити інші шляхи. Кидайте виклик і ставте під сумнів ваші власні звички, режим і спосіб захисту свого часу, коли інші намагаються диктувати вам, як його використовувати. Принцип Парето (Правило 80:20) – проста і легка відправна точка для того, щоб оцінити, на що ви зараз витрачаєте свій час, і визначити, на що ваш час могло бути витрачено краще.

Справді, подумайте над тим, як ви зараз проводите свій час. Якщо не знаєте, ведіть облік робочого часу протягом дня або двох. Ви можете подивитися і завантажити безкоштовний інструмент обліку робочого часу в розділі безкоштовних онлайн-ресурсів на businessballs.com. Записуйте все, що ви робите, протягом дня або двох, ще краще, якщо ваші дні різноманітні, вести облік часу протягом тижня. Ви будете вражені. Наприклад, як довго в середньому ви в змозі працювати між перервами? Багато менеджерів з усіх сил намагаються досягти більшого, ніж п’яти-шести хвилин. Якщо мова про вас, вам необхідні зміни.

Киньте виклик всьому, що може виявитися марною тратою часу і зусиль, особливо звичним завданням, зустрічам і звітів, де відповідальність успадкована або спущена зверху. Тільки не припускайте, що тільки тому, що «ми завжди робили це так», це все ще підходить вам і взагалі необхідно. Подумайте, чому ви робите що-небудь, і чи є кращий спосіб. Ви можете подивитися і завантажити безкоштовний інструмент оцінки тайм-менеджменту в розділі безкоштовних онлайн-ресурсів, який допоможе вам або іншій людині об’єктивно судити про ваш тайм-менеджменті і його основні проблеми. Цей інструмент також є чудовою підготовкою до навчання або коучингу по тайм-менеджменту.

Розгляньте ваші дії в умовах ваших короткострокових і довгострокових цілей і відповідно розташуйте ваші дії за пріоритетами. Головним чином, плануйте в своєму щоденнику підготовку і творче інтелектуальне час для довгострокової роботи, тому що вона має потребу в цьому. Якщо ви не заплануєте підготовку, то ніколи не виконаєте її, і вся робота буде відкладена до останньої хвилини (знайомо? ..). Короткострокові невідкладні завдання завжди витрачають все ваше час, якщо ви не плануєте провести його інакше.

Використовуйте щоденник і графік діяльності, щоб намітити, коли зробити що-небудь, опублікувати або показати, і постарайтеся дотримуватися цього.

Якщо у вашій організації до вас пред’являється багато вимог і запитів від інших співробітників, і вам необхідно змінити їх очікування щодо вашої придатності та їх вимоги до вашого часу, вам слід скласти щотижневий план, вказавши ваші заплановані дії і тимчасові інтервали для всього, що ви робите . Це життєво важливий інструмент, який допомагає пояснювати і доводити іншим, чому ви повинні розставляти пріоритети, і складати список їхніх вимог так, щоб він задовольняв вас, не інших.

Ось деякі ідеї для навчання тайм-менеджменту.


Зосередьтеся на практичних проблемах. Навчання тайм-менеджменту приносить користь при практичному підході. Теорія тайм-менеджменту важко здійсненна, тому що проблеми часто викликаються звичкою і оточенням, таким чином, навчання має сконцентруватися на допомозі людям здійснювати необхідні зміни в їх рутині, плануванні і особливо їх відповідях іншим. Успішний тайм-менеджмент, особливо для роботи з клієнтами або служб внутрішнього нагляду, в основному, зачіпає модернізацію навколишнього зупинки, так само як здійснення змін в особистому плануванні і завершення задач.
Використовуйте інструменти тайм-менеджменту, шаблони і приклади, наведені тут, і експериментуйте, як найкраще пристосувати їх для кращої вигоди ваших власних співробітників.Тайм менеджмент тренинг.

Працюйте з представниками, щоб визначити проблеми, рішення і потім узгодити зобов’язання на здійснення змін, які повинні бути підтримані керівниками підрозділів. Завершіть безпосереднім менторством і кураторством (і залученням менеджерів, щоб отримати їх підтримку).

Особливо хороші удосконалення в тайм-менеджменті можуть бути досягнуті в маленьких групах з того ж самого відділу (максимум 4 навчаються представника) – включаючи колег з тієї ж самої робочої команди. Маленькі розміри групи і короткі сесії, до двох годин кожна, дозволяють домогтися сильного практичного фокуса і підходу, заснованого на результатах. Двотижневі сесії забезпечують продовження і визначення наступних дій і змін.

Зміна тайм-менеджменту вимагає часу – постійне продовження критично, або все так і залишиться теорією. Представникам допомагає групові обговорення проблем, причин тайм-менеджменту і особистих труднощів у здійсненні змін і контролю, що дає підстави тренеру виносити рішення і навчати цьому. Визначте практичні удосконалення і потім оформите зобов’язання внести зміни (немає необхідності робити все це відразу – виносьте рішення одне за іншим; шукайте удосконалення поступово, а не боріться за одне велике безкомпромісне зміна).

Візьміть основи, такі як щоденники, стенди з розкладом, місце для виконання великих завдань, вільний від перешкод (напр., Будинок), краще управління і використання систем: мобільних телефонів, електронної пошти, Outlook і т.д. – Всі вони можуть підірвати управління часом, якщо стануть господарями, а не інструментами; щоденники і оновлення щоденних списків пріоритетів, планування інтервалів часу (для проектів і рутинних дій) і дотримання часових інтервалів. Використовуйте блок-схеми, щоб встановити і запланувати відрізки часу для рутинних завдань.

Залучення колег в групу істотно, так як спільне виконання роботи забезпечує дотримання часових інтервалів, і скорочення перешкод. Залучайте в зміни менеджерів представників – в їх інтересах розуміти і підтримувати (менеджери – часто головна причина проблем тайм-менеджменту, тому що вони не поважають планування часу їх персоналу та захищені інтервали для проектів або великих завдань). Тайм-менеджмент вимагає, швидше, створення умов для навколишнього середовища, ніж дозволу навколишньому середовищу обумовлювати працюючого.

Навчання тайм-менеджменту працює, коли люди можуть досліджувати і розвивати рішення для своїх практичних проблем – визначати проблеми, сприяти рішенням, погоджувати зобов’язання змінювати і забезпечувати підтримку (взаємно в межах команди і від менеджерів).

3 ефективних метода тайм-менеджменту

Який встигати працювати, проводити час з сім’єю, займатися собою, коли через тиждень дедлайн проекту? Відповідь проста і очевидна – тут допоможе тільки грамотний тайм менеджмент.

Ритм життя, в якому сьогодні проживає більшість з нас, колеги, не можна назвати тихим і спокійним. Під час кризи це стає ще помітніше – природно, адже треба “гарувати” ще більше!

Люди працюють, сплять, потім знову працюють, вже через місяць-другий такого виснажливого графіка починають з’являтися проблеми зі:

  • здоров’ям
  • особистим життям
  • настроєм
  • і безліч інших дрібних, але дуже і дуже неприємних проблем!

Що ж робити, як же бути? Як встигати працювати, проводити час з сім’єю, займатися собою, коли через тиждень дедлайн проекту? Відповідь проста і очевидна – тут допоможе тільки грамотний тайм менеджмент.

Тайм менеджмент – досить нова практика для наших країн. Природно, який тут тайм менеджмент, коли раніше все було просто – в 8 ранку прийшов на роботу, в 5 вечора пішов! Зараз же реалії в більшості компаній змінилися, а непідготовлені співробітники цих компаній почали відчувати величезний тиск і стрес.

Отже, що ж із себе представляє тайм менеджмент? Насправді, тут все просто – тайм менеджмент – це комплекс заходів, які проводяться з метою організації робочого часу, а також підвищення його ефективності.

Існує дуже багато методик і принципів, за якими кожен має можливість індивідуально розробити свій тайм менеджмент план. У цій статті ми зупинимося на декількох головних принципах.

Хронометраж

Хронометраж для тайм менеджменту використовується для виявлення найбільш времязатратних непотрібних операцій з метою подальшого їх виключення. Провести хронометраж одночасно просто і складно водночас – потрібно записувати всі свої дії, причому робити це з точністю до 10 хвилин. Хронометраж просто критично необхідний практично всім, хто вперше стикається з тайм Менджмент.


Принцип Парето – всього 20% всіх витрачених зусиль приносять 80% результату.

Думаю, багатьом цей принцип знаком, проте далеко не всі використовують його для управління своїм робочим часом. Даний принцип може використовуватися для аналізу ефективності практично будь-якої дії. Тайм менеджмент тут не виняток.

Метод Помідора

Даний метод пропонує розбивати робочий час на 25-хвилинні робочі відрізки, які закінчуються короткими п’ятихвилинними перервами. Весь метод полягає в тому, що під час 25-хвилинних відрізків можна відволікатися ні на що, крім конкретно поставленого завдання. У мережі існує величезна кількість таймерів і додатків, які допоможуть почати використовувати метод Помідора.

Можливо, багатьом з вас наведені вище методи здадуться старими, побитими і не актуальними. Але повірте, використовуючи ці методи грамотно і в правильній послідовності, ви будете встигати не тільки впоратися з усіма робочими обов’язками, але ще й насолодитися життям.

Як підвищити ефективність робочого дня: 11 важливих правил

Якщо вам здається, що інші встигають більше, ніж ви; якщо ви живете в стані перманентного занепокоєння і стрес став вашим кращим другом, якщо ні на що не вистачає часу і сил, а завдання з кожним днем ростуть, як сніжний ком, то ця стаття – для вас. Ми розповімо, як вибратися із замкненого кола нескінченних завдань, як позбутися від стресу і все встигати. Тайм-менеджмент тренинг або грамотне планування – тема нашої сьогоднішньої статті.

Планування- головна запорука успіху. Чітко складений план і подальше йому проходження – ось те, що відрізняє «везунчиків» від людей, у яких нічого в житті не виходить. Спробуйте прожити найближчий 21 день – термін, за який виробляється стійка звичка – по запропонованим правилам. Повірте, ви побачите просто приголомшливий результат!

Правило перше: плани на майбутнє будуємо з вечора. Саме ввечері, а не вранці ви повинні планувати свій день. В цей час доби вже всі важливі справи залишилися позаду, ви нарешті можете розслабитися і спокійно подумати про те, що чекає вас завтра і з чим доведеться зіткнутися. Запишіть в блокнот все, що день прийдешній вам готує: зустрічі (з обов’язковим уточненням часу), невідкладні і важливі справи і завдання.

Правило друге: ранок вечора мудріший. Вранці, перед початком робочого дня, знову загляньте в свій блокнот і, якщо це необхідно, подкорректируйте план вже на свіжу голову.

Правило третє: «Ефект несподіванки». При складанні свого робочого графіка закладайте 30% часу на несподівані справи. Тоді ваш день не буде летіти в тартарари, і ви не будете ввечері гризти себе за те, що нічого не встигли.

Правило четверте: справі час – потісі годину. Не забувайте про відпочинок. Щоб працювати з високим коефіцієнтом ефективності, кожну годину-півтора влаштовуйте собі відпочинок хвилин по 10-15. Так ви не втратите працездатність навіть до кінця робочого дня.

Правило п’яте: скажіть «ні» творчим заворушень і хаосу. Ваше робоче місце завжди має бути максимально чистим. Чим більше на робочому столі або перед вашим поглядом різних предметів, тим більше розсіяно вашу увагу. Найкраща концентрація уваги спостерігається у людей, що працюють в кімнаті з інтер’єром в мінімалістичному стилі.

Правило шосте: навчитеся розставляти пріоритети. Є важливі і термінові завдання, неважливі і нетермінові. А ще є величезні завдання (так звані «слони»), за які страшно братися, оскільки вони мають масштабності. І є завдання-«жаби» – це ті справи, які нам неприємні і вирішувати які ну зовсім не хочеться. А ще є дуже легкі і приємні завдання, за які ми завжди із задоволенням беремося. Візьміть собі за правило спершу вирішувати важливі справи, які суттєво можуть змінити ваше життя або істотно вплинути на майбутнє. Потім зробіть термінові справи, а після беріться за поїдання «слона». Тільки те будете їсти його не цілком, а по частинах. Так його легше буде переварити і вам, і вашому мозку. І обов’язково пару раз в день розправляйтеся з «жабами». Як би не було неприємно, але краще зробити це і забути, ніж не робити, але відчувати постійний огиду. Такі завдання забирають надто багато часу і сил. До полудня вирішуйте ті проблеми, які вимагають великої віддачі і великих витрат енергії. А після обіду – беріться за решту справи, ті, які легше. Обов’язково балуйте себе і нагороджуйте за рішення надзавдань.http://www.karpov.com.ua/

Правило сьоме: регламент переговорів. Заздалегідь визначайте кордону часу ваших зустрічей. Кожні переговори повинні тривати певну кількість часу, ні більше, ні менше. Вчіться керувати тим, що відбувається. Чи не розтягуйте «п’ятихвилинки» на годинник. Вкладайтеся в встановлені рамки.

Правило восьме: НЕ прийомні години. Вмійте відключати телефон і інтернет, щоб не відволікатися від вирішення поставлених завдань. Нічого страшного не станеться, якщо ви відповісте на лист через годину або передзвоніть одному тоді, коли будете вільні.

Правило дев’яте: делегуйте. Те, що можуть за вас вирішити навколишні, передайте їм. Не тягніть всю ношу на себе, коханого. Працюйте командою.

Правило десяте: 15 хвилин для саморозвитку. Обов’язково щодня читайте літературу або дивіться відео, які допоможуть вам стати краще і професійніше. 15 хвилин в день – це зовсім не багато, але за місяць – це вже буде цілих 7,5 годин, які ви присвятіть власного розвитку.

Правило одинадцяте: йти з роботи вчасно. Багато хто вважає, що якщо вони залишилися працювати понаднормово, то керівник погладить їх за це по голові. Насправді ж такі «понаднормові» посиденьки на роботі говорять лише про те, що ви погано і неефективно працювали протягом дня. Вчіться встигати справлятися зі своїми завданнями до закінчення робочого дня.

Дотримання цих нехитрих правил допоможе вам вже через три тижні стати успішніше і щасливіше.

Інші поради по тайм-менеджменту

Якщо ви опинилися віч-на-віч зі стосом паперів, швидко перегляньте їх і складіть список, що необхідно зробити і коли. Після цієї беріться за кожен папір тільки раз. Ні в якому разі не хапайтеся за роботу, виконайте частина, потім покладіть назад в стопку. Не починайте багато справ в один час.

Будьте абсолютно тверді, маючи справу з часом, призначеним для зустрічей, документів, телефонних дзвінків та відвідувачів. Коли ви будете дотримуватися свого графіка часу, ви побачите, скільки часу витрачено даремно. Контролюйте. Якщо ви станете дотримуватися щотижневого розкладу, то будете в змозі управляти часом, відведеним для ваших завдань.

Розгляньте вашу робочу обстановку, розташування, ІТ-обладнання тощо і налаштуйте їх на ефективність. Наведіть порядок у своєму робочому просторі і тримайте всі документи підшитими, якщо тільки ви не працюєте над ними зараз. Тримайте стіл чистим і системи добре організованими, але не будьте одержимі або не витрачайте весь тиждень, регулюючи налаштування вашої заставки.

Якщо у вас є наступник, передайте йому 25% вашої відповідальності. (Див. Правила делегування).
Делегуйте іншим стільки, скільки можливо (в межах правил делегування).
Якщо ви не можете зупинити перешкоди, тоді йдіть в інше місце, коли вам необхідно попрацювати на самоті. Боріться за своє право працювати, не перериваючись, коли потребуєте цього.

Розгляньте всі постійні звіти, які ви пишете і отримуєте, на предмет їх корисності і зробіть або порекомендуйте заміни. Налаштуйте прийнятний шаблон для регулярних щотижневих або щомісячних звітів, які пишете, таким чином, кожен раз вам буде потрібно тільки вставити оновлені цифри і примітка. Навіщо заново винаходити колесо?
Якщо можете, отримаєте гарного помічника, секретаря або тата.

Відточите своє вміння приймати рішення. Якщо ви не можете вирішити задачу, тоді визначте, як це зробити (напр., Проконсультуйтеся, отримаєте більше інформації, делегуйте і т.д), але тільки не залишайте це так. Пам’ятайте ‘JFDI’ ( «Просто, блін, зроби це», див. Архів акронимов).

Вчіться говорити «Ні», ввічливо і конструктивно. Не готуйте різки для своєї власної спини. Будьте обережні, приймаючи делегування сторонніх справ від рівних вам по положенню. Якщо ви знаходите важким сказати «Ні», для вас буде легше використовувати ділові причини при виправданні вашої позиції, напр .: «Я розумію, що це терміново для вас, але у мене є інші пріоритети, якими я повинен зайнятися в першу чергу, для користі бізнесу, – я віддаю перевагу узгодити з вами реалістичний дедлайн, ніж той, який я не зможу виконати ». І покажіть людям свій графік, який виправдовує і доводить, як ви розставляєте пріоритети і керуєте вашим часом.

Завжди досліджуйте крайні терміни, щоб встановити справжній стан справ, – люди, що просять вас зробити що-небудь, будуть часто говорити «зараз», в той час як «пізніше сьогодні» було б абсолютно прийнятним. Звертайтеся до розуміння тайм-менеджменту іншу людину: ні для кого не можливо виконати хорошу роботу без можливості планувати і розставляти пріоритети.
Ніколи не намагайтеся з’їсти слона відразу (тобто розбийте дуже великі завдання на «більш-менш прийнятний» шматки). Використовуйте методи управління проектами для великих робіт. І, перш за все, виберіть принаймні три з вищезгаданих рад – переважно більше – і упровадите їх.

25 прийомів і способів для ефективного управління своїм часом

Давайте сьогодні ще раз поговоримо про ефективне управління власним часом. Як же знайти оптимальний баланс між бажанням зробити якомога більше і при цьому радіти життю. В добі всього 24 годину, ні більше не менше. Це і є наш ресурс. Більш трепетне ставлення до витрачання свого часу дає неоціненні переваги. Це і можливість домогтися більшого, і менша схильність до стресу, і більш вдалі відносини з іншими людьми. Загалом, всі запропоновані нижче поради так чи інакше спрямовують нас на шлях істинний в питанні про те, як все встигнути і при цьому не вимотатися остаточно. Давайте почитаємо і постараємося скористатися цим на практиці.

1. Поясніть в письмовій формі
Неможливо запам’ятати абсолютно все. Щось обов’язково забувається або втрачається. Рекомендується записувати те, що представляє важливість для вас – пріоритетні напрямки, ідеї, завдання, проекти, ділові зустрічі, списки, імена тих, з ким потрібно поспілкуватися, і так далі. Виклад ваших думок на папері або в електронному вигляді допомагає звільнити вашу творчу енергію. Вам не доведеться думати про те, що ви могли щось забути. Ви можете повністю зосередитися на главном.

2. Визначте, що означає для вас час
Якщо ви хочете краще організовувати свій час, вам потрібно зрозуміти, що воно означає для вас. Ви завжди були прив’язані до часу, навіть якщо не усвідомлювали цього. Дізнатися як ви користуєтеся часом допоможе ведення щоденника обліку часу, куди потрібно записувати всі ваші дії протягом наприклад тижні. Після цього проаналізуйте свій щоденник і дайте відповідь на питання, наскільки ефективно ви використовували час і що можна змінити.

3. Визначте свої пріоритети
Найпоширенішим способом визначення пріоритетів є вибір одного слова-дескриптора, важливих для вас, що виражають область або простір, важливе для вас. Наприклад: відповідальність, гроші, досягнення, віра, пригоди. сім’я, партнерство, порядок, свобода, пристрасть, краса, дружба, завзятість, щедрість, зростання, престиж, щастя, визнання, творчість і так далі. Покопайтеся в собі, виберіть свої пріоритети і дійте, виходячи з них.

upravlinnya_chasom
4. Створіть своє бачення
Вважається, що визначення вашого бачення – це середнє арифметичне відповідей на наступні питання: Що викликає у вас сильний інтерес? Як ви думаєте, для якої діяльності «ви були народжені»? Чим ви можете заробити на життя? Якщо більше 50% того, чим ви займаєтеся, знаходиться поза цих трьох областей, вам необхідно припинити робити те, що не приносить користі. Чи не загрузнемо в чому то одному назавжди.

5. Використовуйте власну систему планування
Деякі люди довіряють електронним записниках. Інші віддають перевагу традиційним паперовим щоденника, невеликим записниках, блокнотів або картками. Не має значення, чим ви користуєтеся, якщо ви користуєтеся цим послідовно і це вам допомагає бути більш організованим і встигати зробити більше.

6. Визначте цілі
Визначити цілі не складає труднощів. Причина, по якій більшість людей не викладають їх на папері і не розповідають про них іншим, полягає в тому, що в цьому випадку вони несли б відповідальність за їх здійснення. Якщо у вас неясні цілі, вам не доводиться червоніти за те, що вам не вдалося їх досягти. Цілі можуть бути реальними і нереальними. Вони можуть бути легко-або важкодосяжним, простими або складними, найближчими або довгостроковими.

7. Плануйте в зворотному напрямку
Виберіть якусь одну мету. Якщо вона більша, розділіть її на більш дрібні складові. Виберіть першу з них. Складіть список проміжних цілей, яких потрібно досягти з тим, щоб прийти до основної мети на певний термін. Намалюйте стрілу зліва направо. Поставте на крайньому лівому її кінці сьогоднішню дату, а на крайньому правому – кінцевий термін. Помітьте кожну міні мета конкретною датою, рухаючись від остаточного терміну назад. Під кожною з них напишіть, що потрібно зробити, щоб здійснити їх. Тримайте цей план під рукою і виконуйте заплановане.

8. Умійте бачити головне
У 1906 році італійський економіст і соціолог Вілфредо Парето прийшов до висновку, що 80% всіх багатств Швейцарії, де він жив, належать 20% населення. В кінці 1940-х американський піонер в області менеджменту Джозеф Джарен застосував цей економічний принцип до того, що він назвав «істотним трохи і тривіальним безліччю».
Ось типові приклади правила 80/20:
Люди в 80% випадків носять лише 20% речей зі свого гардеробу;
80% часу люди читають лише 20% всіх газет;
20% службовців користуються 80% лікарняних листів;
20% покупців створюють 80% прибутку;
20% зусиль дають 80% результатів.
Багато в чому, що ви робите в житті, в тому випадку якщо вам вдасться визначити ці 20% зусиль, що призводять до 80% результатів, можна сказати, що ви рухаєтеся в правильному напрямку.

9. На все свій місце
Все, чим ви володієте, має приносити вам радість. Визначте, що дає вам заряд сил, а що їх забирає. Якщо ви зберігаєте предмети, що нагадують вам про
неприємних або нещасливих часи, позбудьтеся від них. Можливо, вони стануть в нагоді кому-то еще. Дотримуйтеся конкретного часу наведення порядку в вашому середовищі існування, сортуйте речі по мірі потреби, навчитеся розлучатися з непотрібними вещамі.Time

10. Робочий стіл повинен бути чистим
Ваш робочий стіл – це відображення стану вашого розуму. Якщо ви натура несосредоточенность і неорганізована, то ці якості проявляються в тому, як ви організуєте простір навколо себе. Деякі тайм-менеджери вважають, що будь-який папірець на вашому столі означає неприйняття рішення. Коли ви навчитеся працювати за чистим столом, продуктивність вашої праці різко зросте. У вас з’явиться більше простору, щоб зосередитися, ви будете менше переживати і нервувати, оскільки у вас перед очима не будуть лежати предмети, які постійно нагадують про все те, що необхідно зробити.

11. Подолайте свою повільність
Всупереч загальноприйнятій думці, повільність не є негативною рисою характеру. Будь-яка людина в якийсь момент може тягнути час. Проте хронічна повільність є неприємною і навіть небезпечною звичкою. Повільність є симптомом того, що в якійсь області ви відчуваєте стрес. Якщо ви хочете позбутися від повільності, то вам необхідно визначити, в чому її причини. Після цього вам потрібно навчитися по новому мислити і вести себе, щоб впоратися з нею.

12. Навчіться говорити ні
Більшість з нас в силу власного вибору або випадку занадто обов’язкові. Ми схильні прирівнювати то, що нам доводиться робити, до того, що важливо. Коли справ занадто багато, ми приймаємо типове рішення – довше і більше працювати, менше спати і жертвувати особистим і сімейним часом. Але така стратегія чревата виникненням проблем в майбутньому – зі здоров’ям, з зіпсованими відносинами, з втратою відчуття мети. Варіант вирішення проблеми – більш раціональне планування справ або усвідомлення необхідності сказати немає.

13. Будьте пунктуальні
Пунктуальність – це основний принцип ефективної організації часу. Пунктуальні люди мають більше шансів на успіх і успіх. Ті, хто постійно спізнюється, не мають таких шансів і залишають після себе неприємне відчуття, яке зберігається декілька днів. Людям, які не вміють бути точними, не можна довіряти. Також вважається, що якщо ви будете цінувати час інших людей, вони будуть цінувати ваше.

14. Скоротіть надлишок інформації
Більшість з нас задавлені інформацією. Вона надходить до нас звідусіль, джерела інформації незліченні. Накопичення світовим співтовариством інформації на випадок, що вона, можливо, стане в нагоді в якийсь момент, означає невміння користуватися часом, силами і грошима. В результаті у вас буде з’являтися відчуття провини і роздратування щоразу, коли ви подумаєте про те, що щось не прочитано, що не почуте чи не використовувати. Спробуйте зрозуміти, що велика частина сьогоднішніх новин носить сенсаційний характер. Новини забирають вашу енергію і сили, поширюють страх і негативні емоції. Задайте собі питання, чи варті ці новини того стресу, який вони в вас породжують.

15. Зведіть до мінімуму відволікаючі чинники
Більшість з нас розглядають відволікаючі фактори як серйозну втрату часу, оскільки вони заважають нам зосередитися і позбавляють робочого настрою. Для того щоб визначити, що вас відволікає протягом тижня записуйте все те, що заважало вам зосередитися на головних справах. Потім вирішите, що можна зробити, щоб не відволікатися від них.

16. Не беріться за все справи одночасно
Багато хто з нас вважають, що грамотно розподіляти свій час і працювати продуктивніше означає робити кілька речей відразу. Ми працюємо на комп’ютері і одночасно розмовляємо по телефону. Ми їмо і одночасно працюємо за столом. Ми розмовляємо по мобільному телефону, коли ведемо машину або йдемо по вулиці. Виконання декількох справ відразу означає лавірування між справами. Причому жодному з них ми не приділяємо належної уваги. Дослідження показали, що виконання кількох справ знижує проізводітельность.Time

17. Ризикуйте
Якщо ви хочете мати більше часу і краще його
використовувати, то вам потрібно вибиратися з тихого затону. Домагаються успіху люди ніколи не відсиджуються в безпечних місцях, не висував голови. Дивно, як часто більшість з нас піднімають руки вгору. Ми легко піддаємося необгрунтованим страхам, замість того щоб рухатися до мети. Якщо ви прагнете досягти своїх цілей, ви зможете зробити все. Так, іноді вас буде щось лякати, але незважаючи на це, ви будете рухатися вперед до того, чого ви хочете досягти. Проробіть це багато разів, і врешті-решт страх перестане бути перешкодою.

18. Частіше і більше передоручати справи
Багато з нас думають, що тільки ми можемо добре виконати дану роботу. У деяких випадках це вірно. Однак найчастіше існують інші «хороші» способи виконувати роботу. Крім того, той факт, що ви можете виконати роботу краще ніж хто інший, не означає, що ви раціонально розпоряджатися своїм часом. Якщо у вас є більш важливі справи і завдання, які виконати можете тільки ви, – передоручати все інше іншим. Якщо хтось може виконати роботу швидше, краще і з меншими затратами, – передоручати її
іншим.

19. Вчіться проводити збори
Малоефективні або непотрібні зборів – це велика втрата часу. Проводьте зборів тільки в разі потреби. Скасовуйте ті, що не потрібні. Проводьте зборів в незвичайних місцях – у відділі, де виникає якесь питання, в місцевому не шумно ресторані, в невимушеній або незвичній обстановці. Запрошуйте на збори тільки необхідних співробітників. П’ять-шість чоловік – це оптимальне число для прийняття рішення і виконання необхідних справ. Не виходьте за рамки порядку денного.

20. Виробіть стратегію спілкування
Все більше число комунікаційних каналів в наш час – це палиця з двома кінцями. У нас з’явилося безліч варіантів спілкування, а це означає, що ми несемо велику, а аж ніяк не меншу відповідальність за якість спілкування.
Найбільш поширені види каналів комунікації – комп’ютер, телефон, факс, електронна пошта, відеозв’язок.

21. Експериментуйте
Експеримент – це абсолютно особливий спосіб навчитися краще організовувати свій час. Більшість з нас вважають непорушним то, як ми робимо якісь речі. Ми говоримо: «Ось такий я є» або «Ось так влаштований світ». Ми беззастережно приймаємо справжній стан речей. Так, експериментуючи, ми не можемо з точністю бути впевнені в кінцевому результаті. Але людей, які домоглися успіху, таких як Томас Едісон, Альберт Ейнштейн, Марія Кюрі і Авраам Лінкольн, протягом багатьох років переслідували невдачі. Подумайте, що сталося б, якби вони склали руки. Експериментуйте. В кінцевому підсумку, якщо ви будете займатися головним, ви досягнете бажаного.

22. Аналізуйте і робіть висновки
Організація часу – це динамічний процес. Ваші системи не зможуть працювати ефективно протягом тривалого часу, якщо ви не будете за ними стежити і в разі необхідності перебудовувати. Більшість фахівців в області тайм-менеджменту рекомендують проводити щотижневий аналіз. Багато також радять користуватися щоденним аналізом. Ні те, ні інше не віднімуть у вас багато часу. Принаймні раз на рік вам слід переоцінювати і поглядів.

23. Давайте і приймайте поради
Найважливішим елементом ефективної організації свого часу є спілкування з іншими людьми з метою координації дій, щоб всі працювали злагоджено і щоб робота була виконана. В цьому суть того, що ми називаємо порадами. Хоча слово «поради» у деяких людей може викликати негативні асоціації, ради як такі не є чимось негативним, ними можна успішно користуватися.

24. Оцінюйте досягнуте
Один з найбільш складних аспектів ефективного тайм-менеджменту – підпорядкування самого себе і інших досягненню результатів. Для цього необхідно мати деякий мірило досягнутого. Ваші правильно поставлені цілі і
є головним мірилом. Якщо цілі обрані правильно і ви наполегливо йдете до них, тоді оцінка досягнутого не складе труднощів. Або ви зробили до певної дати те, що задумали, або ні. Ваші обіцянки – це ще одне мірило. Або ви виконуєте їх, чи ні.

25. Боріться зі стресом і дбайте про хороше самопочуття
Розвійте в собі гнучке ставлення до часу. Невеликі зусилля часто виявляються більш плідними, ніж великі. Радійте того, що ви зробили за цей короткий відрізок, замість того щоб лаяти себе за незроблене. Робіть перерви в роботі. Знайдіть баланс між роботою та особистим життям. Спіть по 7-8 годин на день. Піклуйтеся про себе.